审计沟通谈

03.08.2016  23:37

审计沟通是指审计机构与被审计单位、组织就审计有关事项、依据、结论、决定或建议进行积极有效探讨和交流的过程。有效沟通的六大步骤:一是事前准备;二是确认需求;三是阐述观点;四是处理异议;五是达成协议;六是共同实施。达到思想一致、洞悉真相、排除误解、疏导情绪、消除困扰、减少阻力、增进了解等目的。从工作日常应用出发,主要的审计沟通有如下层次:

一、与领导的沟通

在工作中,我做过这样的事情:领导下达一个工作指令,我立即答应下来,转身就去做,等出了领导办公室干起来时,才发现有许多细节还模糊,干得很困难,不出成果或结果令领导和自己不满意。或在工作中只埋头自己干,有时候钻进牛角尖里,也不向领导汇报,既影响领导对工作进度的判断,又影响问题的正确判断。所以,与领导沟通要仔细聆听领导的命令,与领导探讨目标的可行性,拟定详细的工作计划,在工作进行之中随时向领导汇报,让领导及时了解你的工作情况,并为你指正工作进展中的错误,或者及时修正实际工作进展与领导预期愿望的差异。重要问题有不明白之处,必须复述后让领导确认,以获知领导的真实意思。在工作完成后及时总结汇报,主动地汇报工作是对你自己工作情况的一项总结,也是表现你工作积极性、工作认真程度、对领导的重视程度等各个方面的一个综合体现。汇报的内容要与领导原来的指示、计划和期望相对应,避免文不对题,浪费领导的时间。

例如,每年我局的财政同级审计工作,领导会安排及早地把审计实施方案做出来,我们一般考虑到的就是财政审计必须覆盖到的事项。不认真考虑的话,可以把从前的方案换个年份复制一下就好。但年年同级审,侧重点各是什么?审计署和自治区当年的审计工作会议的指导意见是什么?当年都有哪些审计工作,在人力和时间都有限的前提下如何结合?开展项目可调配的人员有哪些?对时间和质量上的影响有哪些?等等,都需要在认真思考的前提下,提出问题与领导反复沟通,甚至多考虑几个方案供领导选择。执行中,及时汇报,便于领导掌握工作进度,把控工作质量,安排下一步的工作任务。

二、审计组长与成员的沟通

带审计组不是一件简单的事情。曾经,审计组长是要通过考试才能取得资格,才能带组的。现在,不考试了,且在基层,因人员少,大家都有较多的机会来担任审计组长,我借鉴沟通书籍中的要求,对当好审计组长应该具备的沟通能力总结如下:

1.正确传达命令意图(5W2H):Who执行者;What做什么;How怎么做;When时间;Where地点;How much工作量;Why为什么。

2.使成员积极接受命令:态度和善,用词礼貌,让成员明白这件工作的重要性;给成员更大的自主权;共同探讨状况,提出对策让成员提出疑问。

3.适时适度地赞扬成员:赞扬的态度要真诚;赞扬的内容要具体;注意赞美的场合;适当运用间接赞美的技巧。

4.对于错误要恰当指出,帮助改正:以真诚的赞美做开头;要尊重客观事实;不要伤害成员的自尊与自信;友好地结束批评;选择适当的场所。

在审计机关里,许多时候,审计组长与审计组员在各项目工作中常常是互相合作,轮流当组长的。一般大家都会按照审计法的要求充分尊重组长,实行“组长负责制”;同时,组长也要充分尊重组员并调动组员的工作积极性,才能提高效率,保证质量,团结合作,共同进步。

三、与同事间的沟通

从对方的角度出发,从共同的利益出发,使用聆听和说话的技巧,正确了解他人的感受和情绪,进而做到相互理解、关怀和情感上的融洽。

1.学会聆听。您听别人说话时,您真的听懂他说的意思吗?如果不懂,就请听别人说完。倾听是一种能力,倾听在前、问题在后,能在对方的讲话中捕捉到可供沟通的信息。

2.理解共赢。一是用别人喜欢的方式而不是自己的习惯方式与他人沟通。二是不要把自己的意思,投射到别人所表达的内容里面。三是要别人理解你,你必须首先理解别人。你成全别人利益后,别人才能满足你的目的。真诚、坦率待人,从友好、合作的愿望出发,以大局为重,敢于坚持原则,出于公心,没有不可告人的目的,达到理解共赢。

四、与被审计单位人员的沟通     

1.沟通要有针对性。审计人员可准备一个提纲腹稿提高沟通效能。一是针对问题,学会巧妙提问,要围绕审计目标,精列要点,做到深浅适度、快捷准确,以点带面,缩短沟通时间,以便及时投入正常工作。这要求我们充分了解被审计单位业务的细节,才能有效提问。提问要从对方感兴趣的话题入手,从对方可以认同的话开场,多以开放式问题提问,诱出对方的想法和态度,开放式问题就是不对回答者设定选项,可以自由回答的问题,如“你怎么看?”、“你觉得?”、“为什么?”,封闭式问题是相对开放式问题而言的,通常以“”或“”作为答案的问题。开放式问题可以使审计人员了解更多的信息,以便在审计业务中更好地做出职业判断。以商讨的口吻向对方传达自己的主张和意见,以求教、征求对方意见的方式来提出自己的建议。二是针对不同对象,对象身份不同,提问的语气和措辞也有不同讲究。怎样和不同层级的人沟通要在实践中不断总结经验。同一问题,提问方法不同,其效果亦不一样,要避免指责性或领导性口吻,采用开放性的问题,引出受访者的谈话。提出的问题要使受访者明白我们做了准备工作,并且乐于倾听。如对某机关的审计中,以前的会计调任档案股长,按常理,问一下现任会计就可以了,而审计人员则可以以祝贺其高升为由展开谈话,升任档案股长的原会计谦逊地说,除了多挣点股长津贴,一无所有。审计组由此轻易查明了该机关多发津贴的事实。在对舞弊问题的调查中,使用某些令对方恼火的问题,有益于得出真相。

2.沟通要注意方式。审计沟通一般包括口头和书面两种方式。其中,口头方式最常用,如询问有关审计单位的基本情况,或与被审计单位人员就审计中发现的有关问题进行讨论等。但对于某些重要事项,应采用书面方式进行沟通,如对资料提供不及时单位的催收,与被审计单位在因下社区、休假等与审计相关的重要人员必须配合工作的工作协调函等。

3.选择沟通环境、考虑讨论或是召开座谈人数、控制沟通时间(尊重受访者的时间)也是有效沟通的构成条件。文明和睿智是审计人员赢得尊重,实现有效沟通、树立文明审计形象的基础。这要求审计人员具备扎实的业务水平和良好的个人素养。健康得体的礼仪,长期积累的审计经验,沟通前认真做好被审计单位的行业知识等方面的功课,再加上自身掌握的会计、财务管理、税法这样的财税专业知识,并在沟通中对周围的事物反应敏锐等,都会帮助审计人员在审计沟通时找准谈话的切入点,提高工作效率,赢得被审计单位的尊重。